Informazioni sulla privacy per i nostri potenziali clienti e ospiti
Siamo lieti del Suo interesse per la nostra azienda, i nostri prodotti e i nostri servizi. In qualità di titolari del trattamento desideriamo che Lei si senta a Suo agio nei contatti con noi e con i nostri collaboratori per quanto riguarda la protezione dei Suoi dati personali. Prendiamo molto sul serio la protezione dei Suoi dati personali. Il rispetto delle disposizioni tedesche ed europee in materia di protezione dei dati è per noi una cosa ovvia. La protezione dei Suoi dati personali ha pertanto per noi la massima priorità. Con le informazioni che seguono desideriamo illustrarLe nel dettaglio come trattiamo i Suoi dati personali:
Nome e dati di contatto del titolare del trattamento
Dati di contatto del responsabile della protezione dei dati
Autorità di controllo
Il titolare del trattamento dei Suoi dati personali nell'ambito del presente contatto è
Sonnenhotels GmbH Nordhäuser Str. 1 38667 Bad Harzburg Tel.: +49 (0) 53 21/ 68 55 40 Fax: +49 (0) 53 21 / 68 55 471 E-mail: info@sonnenhotels.de
Il responsabile della protezione dei dati designato è DataCo GmbH Sandstr. 33 80335 München Tel.: +49 (0) 89 7400 458 40 E-mail: datenschutz@dataguard.de www.dataguard.de
a. I Suoi dati personali che trattiamo
In diverse occasioni (avvio, svolgimento e conclusione di un soggiorno in hotel) raccogliamo dati sulla Sua persona e/o sui Suoi accompagnatori, quali:
- dati di contatto (come cognome, nome, indirizzo, numero di telefono, indirizzo e-mail)
- date di arrivo e di partenza
- informazioni sui bambini che viaggiano con Lei (come nome, data di nascita, età)
- numero cliente per i clienti esistenti
- eventualmente targa del veicolo in caso di utilizzo del parcheggio
- preferenze e interessi personali per il soggiorno attuale e per quelli futuri (ad es. camera per fumatori o non fumatori, pavimento preferito, biancheria da letto preferita, giornali/riviste, sport, interessi culturali, cibi e bevande ecc.)
- richieste/domande/commenti dopo o durante un soggiorno in uno dei nostri hotel
b. Finalità del trattamento dei dati
Nell'ambito dell'avvio, dello svolgimento e della conclusione di un soggiorno in hotel, i Suoi dati personali vengono trattati per le seguenti finalità:
- per elaborare la Sua richiesta in qualità di potenziale cliente. A tal fine utilizziamo i Suoi dati di contatto per poter rispondere alla Sua richiesta.
- per preparare ed eseguire misure precontrattuali – tra cui rientrano, ad esempio, la creazione e l'invio di un'offerta individuale oppure accordi individuali e la trasmissione di conferme di prenotazione con l'obiettivo della conclusione del contratto.
- per inserire i Suoi dati di contatto nella nostra banca dati clienti.
- per adempiere ai nostri obblighi contrattuali derivanti dal rapporto di ospitalità con Lei. A tal fine trasmettiamo i Suoi dati personali, tra l'altro, ad autorità e a responsabili del trattamento, al fine di garantirLe un soggiorno senza intoppi.
- per informarLa in modo ottimale sui nostri prodotti e servizi. Ciò include anche l'invio di pubblicità (diretta) via e-mail o per posta.
- per garantire una corretta fatturazione dei servizi forniti. A tal fine i Suoi dati personali vengono trattati per poter emettere le fatture. Inoltre trasmettiamo i Suoi dati personali ai nostri fornitori di servizi esterni (i responsabili del trattamento elencati di seguito).
- per adempiere ai nostri obblighi di legge. Tra questi rientra, ad esempio, la trasmissione dei Suoi dati personali all'ufficio delle imposte.
- per assisterLa al meglio in qualità di nostro cliente. Ciò comprende in particolare la comunicazione con Lei via e-mail, telefono cellulare, rete fissa o fax.
- per l'invio della newsletter, qualora si sia iscritto alla nostra newsletter
- per l'esecuzione di misure post-contrattuali.
- per l'accertamento, l'esercizio o la difesa di diritti in sede giudiziaria.
- per adempiere alla legge tedesca sulla registrazione (Meldegesetz) e al regolamento sulle strutture ricettive (Beherbergungsstättenverordnung), i dati vengono memorizzati e trasmessi alle rispettive città/ai rispettivi comuni. In caso di controlli da parte delle autorità, tali dati devono essere consegnati.
c. Basi giuridiche del trattamento dei dati
Il trattamento dei dati nell'ambito dell'avvio, dello svolgimento e della conclusione di un soggiorno in hotel avviene sulla base dell'art. 6, par. 1, frase 1, lett. a – f GDPR.
Trattamento dei Suoi dati personali sulla base del consenso
Qualora richiediamo il Suo consenso per il trattamento dei Suoi dati personali, il trattamento dei Suoi dati personali avviene sulla base dell'art. 6, par. 1, frase 1, lett. a GDPR in combinato disposto con gli artt. 5 e 7 GDPR.
Trattamento ai fini dell'esecuzione del contratto con Lei
Qualora trattiamo i Suoi dati personali ai fini dell'adempimento del contratto, la base giuridica è per noi l'art. 6, par. 1, frase 1, lett. b GDPR. Ciò vale anche per le operazioni di trattamento necessarie all'esecuzione di misure precontrattuali e post-contrattuali.
Trattamento per l'adempimento di un obbligo legale
Qualora il trattamento dei Suoi dati personali sia necessario per adempiere a un obbligo legale al quale la nostra azienda è soggetta, la base giuridica è per noi l'art. 6, par. 1, frase 1, lett. c GDPR. Il nostro obbligo legale al trattamento dei dati deriva ad esempio da obblighi di conservazione (di natura fiscale e/o di diritto commerciale).
Trattamento sulla base del legittimo interesse
La base giuridica per finalità di marketing diretto può essere, in presenza di nostri legittimi interessi e a condizione che non prevalgano gli interessi o i diritti e le libertà fondamentali dell'interessato che richiedono la protezione dei dati personali, l'art. 6, par. 1, frase 1, lett. f GDPR. I legittimi interessi da noi perseguiti – oltre alle finalità indicate al punto b. – comprendono:
- poterLa informare in modo ottimale, tramite il marketing diretto, sui nostri prodotti, sulle nostre offerte e sui nostri servizi;
- la comunicazione con Lei, in particolare per poter rispondere alle Sue richieste via e-mail, telefono e/o fax;
La base giuridica per le attività di trattamento connesse all'accertamento, all'esercizio o alla difesa di diritti in sede giudiziaria è parimenti il nostro legittimo interesse ai sensi dell'art. 6, par. 1, frase 1, lett. f GDPR.
d. Fonte da cui provengono i Suoi dati personali
I Suoi dati personali che trattiamo:
- cognome
- nome
- indirizzo e-mail
- dati di indirizzo
- telefono
- numero di cellulare
e che non abbiamo raccolto direttamente presso di Lei provengono dalle seguenti fonti:
- tour operator
- compagnie di autobus
- agenzie di viaggio (online e di altro tipo)
- piattaforme di prenotazione
- organizzatori di viaggi per lettori
Nell'ambito del trattamento dei Suoi dati personali può accadere che trasmettiamo i dati personali che La riguardano ai seguenti destinatari. Trasmettiamo i Suoi dati personali a destinatari esterni solo se Lei ha prestato il Suo consenso o se ciò è consentito dalla legge. Destinatari esterni dei Suoi dati personali sono in particolare:
- terzi
- autorità, ad es. uffici delle imposte, tribunali, ispettorato del lavoro
- partner di fatturazione
- società di recupero crediti
- istituti di credito
- corrieri espressi
- servizi postali
- consulenti fiscali
- responsabili del trattamento:
| Responsabile del trattamento | Indirizzo | Paese | Finalità | | --- | --- | --- | --- | | Apaleo GmbH | Sandstr. 33, 80335 München | Germania | Property Management System per la gestione dei dati dei clienti e delle prenotazioni alberghiere nonché delle fatture a clienti e aziende. | | CODE2ORDER GmbH | Eichwiesenring 4F 70567 Stuttgart | Germania | straiv by Code2Order offre check-in e check-out digitali inclusa la scheda di registrazione, una guest directory digitale, messaggistica per gli ospiti e l'invio automatizzato di e-mail, ad es. conferme di prenotazione. | | Vioma GmbH | Industriestr. 27, 77656 Offenburg | Germania | Sistema di prenotazione online (IBE) per una semplice prenotazione alberghiera tramite il sito web dei Sonnenhotels | | ReGuest GmbH | Kuperionstr. 34, 39012 Meran | Italia | Strumento per le offerte ai clienti. Per la semplice creazione di offerte di viaggio per i potenziali clienti. | | DATEV eG | 90429 Nürnberg, Paumgartnerstr. 6 – 14 | Germania | Elaborazione di informazioni finanziarie e di fatturazione | | Microsoft Corporation | | Germania | Ricezione, archiviazione e redazione di e-mail, creazione e archiviazione di documenti. Accessi PC a server cloud | | HBCS GmbH | Juliusstr. 11, 38118 Braunschweig | Germania | Fornitore esterno di servizi IT | | MAIC Hotel Solution | Gospodarska 15, Vukovar HR-32000 | Croazia | Concierge digitale con guest directory digitale |
Nel caso di responsabili del trattamento e fornitori di servizi al di fuori dell'UE/del SEE, i Suoi dati personali sopra indicati vengono trattati solo nella misura in cui ciò sia oggetto del nostro contratto per il trattamento dei dati per conto del titolare ai sensi dell'art. 28 GDPR stipulato con tali destinatari.
I Suoi dati personali non vengono trasferiti verso paesi terzi al di fuori dell'Unione europea o dello Spazio economico europeo e ciò non è nemmeno previsto.
- Microsoft (M365) e Google Tag Manager
In linea di principio, i dati personali raccolti e generati durante la fornitura dei relativi prodotti e servizi vengono memorizzati sui nostri server nell'Unione europea. Poiché i fornitori delle nostre soluzioni software offrono i loro prodotti e/o servizi, tra l'altro, sulla base delle risorse e dei server disponibili in tutto il mondo, i Suoi dati personali possono essere trasferiti verso altri ordinamenti giuridici al di fuori dell'Unione europea e dello Spazio economico europeo oppure essere consultati da un tale ordinamento giuridico al di fuori dell'Unione europea. In particolare, i dati personali vengono trasferiti verso il paese terzo USA ai sensi dell'art. 15, par. 2 GDPR. Per garantire il mantenimento del necessario livello di protezione in caso di trasferimento dei dati verso un paese terzo, vengono concordate a tale scopo misure contrattuali. Il fornitore del software ha la propria sede legale negli Stati Uniti d'America, che non sono stati riconosciuti come paese che offre un livello adeguato di protezione dei dati. Per garantire garanzie adeguate a tutela del trasferimento e del trattamento dei dati personali al di fuori dell'UE, il trasferimento dei dati ai nostri fornitori di servizi e il trattamento dei dati da parte loro avvengono sulla base di garanzie adeguate ai sensi degli artt. 46 ss. GDPR, in particolare mediante la stipula delle cosiddette clausole standard di protezione dei dati ai sensi dell'art. 46, par. 2, lett. c GDPR.
Non conserviamo i Suoi dati personali più a lungo di quanto sia necessario per la finalità per cui sono stati raccolti. Ciò significa che i dati vengono distrutti o cancellati nei nostri sistemi non appena non sono più necessari. Adottiamo misure adeguate per garantire che i Suoi dati personali vengano trattati solo alle seguenti condizioni:
- per la durata in cui i dati vengono utilizzati per fornirLe un servizio
- nella misura richiesta dal diritto vigente, dal contratto o in relazione ai nostri obblighi di legge
- solo per il tempo necessario alla finalità per cui i dati sono stati raccolti, o più a lungo se ciò è richiesto dal contratto o dal diritto vigente, applicando misure di protezione adeguate.
Una necessità può sussistere in particolare quando i dati sono ancora necessari per adempiere a prestazioni contrattuali, per poter verificare e riconoscere o respingere richieste in garanzia ed eventuali diritti di garanzia. Se i dati non sono più necessari per l'adempimento di obblighi contrattuali o di legge, vengono regolarmente cancellati, a meno che la loro conservazione – a tempo determinato – non sia ancora necessaria, in particolare per adempiere agli obblighi legali di conservazione fino a dieci anni (tra l'altro derivanti dal codice commerciale tedesco (Handelsgesetzbuch), dal codice tributario tedesco (Abgabenordnung) e dalla legge tedesca contro il riciclaggio di denaro (Geldwäschegesetz)). In caso di obblighi legali di conservazione, la cancellazione può avvenire solo dopo la scadenza del rispettivo obbligo di conservazione.
Ai sensi del Regolamento generale sulla protezione dei dati Le spettano i seguenti diritti:
- se i Suoi dati personali vengono trattati, ha il diritto di ottenere dal titolare del trattamento informazioni sui dati memorizzati relativi alla Sua persona (art. 15 GDPR).
- se vengono trattati dati personali inesatti, Le spetta il diritto di rettifica (art. 16 GDPR).
- in presenza dei presupposti di legge, può richiedere la cancellazione o la limitazione del trattamento (artt. 17 e 18 GDPR).
- se ha acconsentito al trattamento dei dati o se esiste un contratto per il trattamento dei dati e il trattamento viene effettuato mediante procedure automatizzate, può spettarLe il diritto alla portabilità dei dati (art. 20 GDPR).
- se i dati personali che La riguardano vengono trattati per finalità di marketing diretto, ha il diritto di opporsi in qualsiasi momento al trattamento dei dati personali che La riguardano per finalità di tale pubblicità. Se si oppone al trattamento per finalità di marketing diretto, i dati personali che La riguardano non saranno più trattati per tali finalità.
- se si oppone al trattamento per finalità di marketing diretto, i dati personali che La riguardano non saranno più trattati per tali finalità.
- ha inoltre il diritto di proporre reclamo a un'autorità di controllo (art. 77 GDPR). L'autorità di controllo competente per noi è la Garante per la protezione dei dati della Bassa Sassonia (Landesbeauftragte für den Datenschutz Niedersachsen), che può contattare al seguente indirizzo
Die Landesbeauftragte für den Datenschutz Niedersachsen Barbara Thiel Prinzenstraße 5 30159 Hannover Tel.: +49 (0511) 120 45 00 E-mail: poststelle@lfd.niedersachsen.de
In presenza dei presupposti di legge, può opporsi in qualsiasi momento, per motivi connessi alla Sua situazione particolare, al trattamento dei dati personali che La riguardano effettuato ai sensi dell'art. 6, par. 1, lett. e o f GDPR (art. 21 GDPR).
Se ha prestato il consenso al trattamento da parte del titolare mediante una relativa dichiarazione, può revocare il consenso in qualsiasi momento con effetto per il futuro. La liceità del trattamento dei dati effettuato sulla base del consenso fino alla revoca non ne viene pregiudicata.
Lei è tenuto a fornire i Suoi dati ai sensi delle disposizioni della legge federale tedesca sulla registrazione (Bundesmeldegesetz, BMG).
- l'acquisizione di una scheda di registrazione elettronica alle condizioni della nuova legge federale sulla registrazione (§ 29, comma 5, frase 1 BMG) oppure
- la messa a disposizione di una scheda di registrazione analogica in formato cartaceo con firma autografa della persona ospitata il giorno dell'arrivo, con possibilità di precompilazione elettronica dei dati di registrazione (§ 29, comma 2 BMG). Se non fornisce i dati richiesti
Inoltre, i Suoi dati ci sono necessari per una corretta emissione delle fatture.
| Campo | Descrizione | | --- | --- | | Data di arrivo | Data di arrivo della persona ospitata (AAAAMMGG) | | Data di partenza | Data della partenza prevista (AAAAMMGG) | | Cognome | Cognome attuale completo con tutte le componenti del nome, separate da spazi | | Nomi | Tutti i nomi, separati da spazi | | Data di nascita | Data di nascita (AAAAMMGG) | | Cittadinanza | Tutte le cittadinanze | | Indirizzo | Composto da: a) Stato in cui si trova il luogo di residenza, b) codice postale del luogo di residenza, c) denominazione del luogo di residenza, d) eventuali indicazioni aggiuntive sul luogo di residenza, e) denominazione della via, f) numero civico in cifre ed eventualmente lettere o cifre aggiuntive, g) eventuali integrazioni all'indirizzo. | | Numero di familiari | Numero dei familiari che viaggiano insieme ai sensi del § 29, comma 2, frase 2 della legge federale sulla registrazione | | Numero di accompagnatori | Numero degli accompagnatori nei gruppi di viaggio ai sensi del § 29, comma 2, frase 3 della legge federale sulla registrazione | | Cittadinanza degli accompagnatori | Tutte le cittadinanze degli accompagnatori dei gruppi di viaggio | | Struttura ricettiva | Composta dal nome e dall'indirizzo della struttura ricettiva o dell'istituzione che memorizza i dati |