Privacy-informatie voor onze geïnteresseerden en hotelgasten
Wij verheugen ons over uw belangstelling voor ons bedrijf, onze producten en onze diensten. Als verwerkingsverantwoordelijken willen wij dat u zich in het contact met ons en onze medewerkers prettig voelt wat de bescherming van uw persoonsgegevens betreft. Wij nemen de bescherming van uw persoonsgegevens zeer serieus. De naleving van de Duitse en Europese bepalingen inzake gegevensbescherming is voor ons vanzelfsprekend. De bescherming van uw persoonsgegevens heeft voor ons dan ook de hoogste prioriteit. Met de onderstaande informatie willen wij u erover informeren hoe wij in detail met uw persoonsgegevens omgaan:
Naam en contactgegevens van de verwerkingsverantwoordelijke
Contactgegevens van de functionaris voor gegevensbescherming
Toezichthoudende autoriteit
Verantwoordelijk voor de verwerking van uw persoonsgegevens in het kader van dit contact is
Sonnenhotels GmbH Nordhäuser Str. 1 38667 Bad Harzburg Tel.: +49 (0) 53 21/ 68 55 40 Fax: +49 (0) 53 21 / 68 55 471 E-mail: info@sonnenhotels.de
De aangestelde functionaris voor gegevensbescherming is DataCo GmbH Sandstr. 33 80335 München Tel.: +49 (0) 89 7400 458 40 E-mail: datenschutz@dataguard.de www.dataguard.de
a. Uw persoonsgegevens die door ons worden verwerkt
Wij verzamelen bij verschillende gelegenheden (voorbereiding, uitvoering en beëindiging van een hotelverblijf) gegevens over uw persoon en/of uw reisgenoten, zoals:
- contactgegevens (zoals achternaam, voornaam, adresgegevens, telefoonnummer, e-mailadres)
- aankomst- en vertrekdata
- informatie over meereizende kinderen (zoals voornaam, geboortedatum, leeftijd)
- klantnummer van bestaande klanten
- evt. kenteken bij gebruik van een parkeerplaats
- voorkeuren en persoonlijke interesses voor het huidige en toekomstige verblijf (bijv. rokers- of niet-rokerskamer, gewenste vloerbedekking, gewenst beddengoed, kranten/tijdschriften, sport, culturele interesses, eten en drinken enz.)
- overleg/vragen/opmerkingen na of tijdens een verblijf in een van onze hotels
b. Doeleinden van de gegevensverwerking
In het kader van de voorbereiding, uitvoering en beëindiging van een hotelverblijf worden uw persoonsgegevens voor de volgende doeleinden verwerkt:
- om uw aanvraag als geïnteresseerde te verwerken. Hiervoor gebruiken wij uw contactgegevens om uw aanvraag te kunnen beantwoorden.
- om precontractuele maatregelen voor te bereiden en uit te voeren – hiertoe behoort bijv. het opstellen en toesturen van een individuele offerte of individuele afspraken en het versturen van boekingsbevestigingen met het oog op het sluiten van de overeenkomst.
- om uw contactgegevens in onze klantendatabase op te nemen.
- om onze contractuele verplichtingen uit de accommodatieverlening jegens u na te komen. Hiervoor geven wij uw persoonsgegevens o.a. door aan overheidsinstanties en verwerkers om u een probleemloos verblijf te garanderen.
- om u optimaal over onze producten en diensten te informeren. Hiertoe behoort ook het versturen van (directe) reclame per e-mail of per post.
- om een probleemloze facturering van de geleverde diensten te waarborgen. Hiervoor worden uw persoonsgegevens verwerkt om facturen te kunnen opstellen. Bovendien geven wij uw persoonsgegevens door aan onze externe dienstverleners (de hieronder vermelde verwerkers).
- om aan onze wettelijke verplichtingen te voldoen. Hiertoe behoort bijv. het doorgeven van uw persoonsgegevens aan de belastingdienst.
- om u als onze klant optimaal van dienst te zijn. Hiertoe behoort met name de communicatie met u per e-mail, mobiele telefoon, vaste lijn of fax.
- voor het versturen van de nieuwsbrief, voor zover u zich voor onze nieuwsbrief heeft aangemeld
- voor de uitvoering van postcontractuele maatregelen.
- voor de vaststelling, uitoefening of verdediging van rechtsvorderingen.
- ter naleving van de Duitse registratiewet (Meldegesetz) en de verordening inzake logiesverstrekkende bedrijven (Beherbergungsstättenverordnung) worden de gegevens opgeslagen en doorgegeven aan de betreffende steden/gemeenten. Bij controles door de autoriteiten moeten deze gegevens worden overhandigd.
c. Rechtsgrondslagen van de gegevensverwerking
De verwerking van de gegevens in het kader van de voorbereiding, uitvoering en beëindiging van een hotelverblijf vindt plaats op grond van art. 6 lid 1 zin 1 sub a – f GDPR.
Verwerking van uw persoonsgegevens op basis van toestemming
Voor zover wij voor de verwerking van uw persoonsgegevens uw toestemming vragen, vindt de verwerking van uw persoonsgegevens plaats op grond van art. 6 lid 1 zin 1 sub a GDPR juncto art. 5 en 7 GDPR.
Verwerking ten behoeve van de uitvoering van de overeenkomst met u
Voor zover wij uw persoonsgegevens verwerken ten behoeve van de uitvoering van de overeenkomst, dient art. 6 lid 1 zin 1 sub b GDPR als rechtsgrondslag. Dit geldt ook voor verwerkingen die noodzakelijk zijn voor de uitvoering van pre- en postcontractuele maatregelen.
Verwerking ter nakoming van een wettelijke verplichting
Voor zover de verwerking van uw persoonsgegevens noodzakelijk is om te voldoen aan een wettelijke verplichting waaraan ons bedrijf is onderworpen, dient art. 6 lid 1 zin 1 sub c GDPR als rechtsgrondslag. Onze wettelijke verplichting tot gegevensverwerking vloeit voort uit (bijv. fiscaal- en/of handelsrechtelijke) bewaarplichten.
Verwerking op basis van gerechtvaardigd belang
De rechtsgrondslag voor directmarketingdoeleinden kan, wanneer sprake is van onze gerechtvaardigde belangen en voor zover de belangen of de grondrechten en fundamentele vrijheden van de betrokkene die de bescherming van persoonsgegevens vereisen niet zwaarder wegen, art. 6 lid 1 zin 1 sub f GDPR zijn. De door ons daarbij nagestreefde gerechtvaardigde belangen – naast de onder b. genoemde doeleinden – omvatten:
- u door middel van direct marketing optimaal over onze producten, aanbiedingen en diensten te kunnen informeren;
- de communicatie met u, met name om uw aanvragen per e-mail, telefoon en/of fax te kunnen beantwoorden;
De rechtsgrondslag voor verwerkingsactiviteiten in verband met de vaststelling, uitoefening of verdediging van rechtsvorderingen is eveneens ons gerechtvaardigd belang conform art. 6 lid 1 zin 1 sub f GDPR.
d. Bron waaruit uw persoonsgegevens afkomstig zijn
Uw persoonsgegevens die wij verwerken:
- achternaam
- voornaam
- e-mailadres
- adresgegevens
- telefoon
- mobiel nummer
en die wij niet rechtstreeks bij u hebben verzameld, zijn afkomstig uit de volgende bronnen:
- touroperators
- busondernemingen
- (online en overige) reisbureaus
- boekingsplatforms
- aanbieders van lezersreizen
In het kader van de verwerking van uw persoonsgegevens kan het voorkomen dat wij de u betreffende persoonsgegevens aan de volgende ontvangers doorgeven. Wij geven uw persoonsgegevens alleen aan externe ontvangers door als u daarvoor toestemming heeft gegeven of als dit wettelijk is toegestaan. Externe ontvangers van uw persoonsgegevens zijn met name:
- derden
- overheidsinstanties, bijv. belastingdiensten, rechtbanken, arbeidsinspectie
- afrekenpartners
- incassobureaus
- kredietinstellingen
- pakketdiensten
- post
- belastingadviseurs
- verwerkers:
| Verwerker | Adres | Land | Doel | | --- | --- | --- | --- | | Apaleo GmbH | Sandstr. 33, 80335 München | Duitsland | Property Management System voor het beheer van klantgegevens en hotelboekingen, alsmede klant- en bedrijfsfacturen. | | CODE2ORDER GmbH | Eichwiesenring 4F 70567 Stuttgart | Duitsland | straiv by Code2Order biedt een digitale check-in en check-out inclusief registratieformulier, een digitale gastenmap, gastenmessaging en geautomatiseerde e-mailverzending van bijv. boekingsbevestigingen. | | Vioma GmbH | Industriestr. 27, 77656 Offenburg | Duitsland | Onlineboekingssysteem (IBE) om eenvoudig een hotel te boeken via de website van de Sonnenhotels | | ReGuest GmbH | Kuperionstr. 34, 39012 Meran | Italië | Offertetool voor klanten. Voor het eenvoudig opstellen van reisaanbiedingen voor geïnteresseerden. | | DATEV eG | 90429 Nürnberg, Paumgartnerstr. 6 – 14 | Duitsland | Verwerking van financiële en factuurgegevens | | Microsoft Corporation | | Duitsland | Ontvangst, opslag en opstellen van e-mails, aanmaken en opslaan van documenten. Pc-aanmeldingen op cloudservers | | HBCS GmbH | Juliusstr. 11, 38118 Braunschweig | Duitsland | Externe IT-dienstverlener | | MAIC Hotel Solution | Gospodarska 15, Vukovar HR-32000 | Kroatië | Digitale conciërge met digitale gastenmap |
In het geval van verwerkers en dienstverleners buiten de EU/de EER worden uw bovengenoemde persoonsgegevens alleen verwerkt voor zover dit onderdeel is van onze verwerkersovereenkomst conform art. 28 GDPR met deze ontvangers.
Uw persoonsgegevens worden niet doorgegeven aan derde landen buiten de Europese Unie of de Europese Economische Ruimte en dit is ook niet gepland.
- Microsoft (M365) en Google Tag Manager
In principe worden de persoonsgegevens die tijdens het leveren van de betreffende producten en diensten worden verzameld en gegenereerd, opgeslagen op onze servers in de Europese Unie. Aangezien de aanbieders van onze softwareoplossingen hun producten en/of diensten o.a. aanbieden op basis van de wereldwijd beschikbare middelen en servers, kunnen uw persoonsgegevens worden doorgegeven aan andere rechtsgebieden buiten de Europese Unie en de Europese Economische Ruimte of vanuit een dergelijk rechtsgebied buiten de Europese Unie worden geraadpleegd. In het bijzonder worden persoonsgegevens doorgegeven aan het derde land VS in de zin van art. 15 lid 2 GDPR. Om bij de doorgifte van gegevens aan een derde land het voortbestaan van het noodzakelijke beschermingsniveau te waarborgen, worden hiertoe contractuele maatregelen overeengekomen. De softwareaanbieder heeft zijn statutaire zetel in de Verenigde Staten van Amerika, die niet zijn erkend als land met een passend niveau van gegevensbescherming. Om passende waarborgen voor de bescherming van de doorgifte en de verwerking van persoonsgegevens buiten de EU te garanderen, vinden de doorgifte van gegevens aan en de verwerking van gegevens door onze dienstverleners plaats op basis van passende waarborgen conform art. 46 e.v. GDPR, met name door het sluiten van zogenoemde standaardbepalingen inzake gegevensbescherming conform art. 46 lid 2 sub c GDPR.
Wij bewaren uw persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk is voor het doel waarvoor ze zijn verzameld. Dit betekent dat gegevens in onze systemen worden vernietigd of gewist zodra ze niet langer nodig zijn. Wij nemen passende maatregelen om ervoor te zorgen dat uw persoonsgegevens alleen onder de volgende voorwaarden worden verwerkt:
- voor de duur dat de gegevens worden gebruikt om u een dienst te leveren
- zoals vereist volgens het geldende recht, een overeenkomst of met het oog op onze wettelijke verplichtingen
- slechts zo lang als noodzakelijk is voor het doel waarvoor de gegevens zijn verzameld, of langer indien dit op grond van een overeenkomst of het geldende recht vereist is, met toepassing van passende beschermingsmaatregelen.
Een noodzaak kan met name bestaan wanneer de gegevens nog nodig zijn om contractuele prestaties te leveren, om aanspraken op vrijwaring en eventuele garantieclaims te kunnen beoordelen en toe te kennen of af te weren. Zijn de gegevens niet langer nodig voor het nakomen van contractuele of wettelijke verplichtingen, dan worden ze regelmatig gewist, tenzij de – tijdelijke – bewaring ervan nog steeds noodzakelijk is, met name om te voldoen aan wettelijke bewaartermijnen van maximaal tien jaar (o.a. uit het Duitse wetboek van koophandel (Handelsgesetzbuch), de Duitse algemene belastingwet (Abgabenordnung) en de Duitse antiwitwaswet (Geldwäschegesetz)). In geval van wettelijke bewaarplichten komt wissing pas in aanmerking na afloop van de betreffende bewaarplicht.
Op grond van de Algemene verordening gegevensbescherming heeft u de volgende rechten:
- worden uw persoonsgegevens verwerkt, dan heeft u het recht om van de verwerkingsverantwoordelijke informatie te ontvangen over de met betrekking tot uw persoon opgeslagen gegevens (art. 15 GDPR).
- worden er onjuiste persoonsgegevens verwerkt, dan heeft u recht op rectificatie (art. 16 GDPR).
- indien aan de wettelijke voorwaarden is voldaan, kunt u wissing of beperking van de verwerking verlangen (art. 17 en 18 GDPR).
- als u toestemming heeft gegeven voor de gegevensverwerking of er een overeenkomst voor gegevensverwerking bestaat en de gegevensverwerking met behulp van geautomatiseerde procedés wordt uitgevoerd, heeft u mogelijk recht op gegevensoverdraagbaarheid (art. 20 GDPR).
- worden de u betreffende persoonsgegevens verwerkt voor direct marketing, dan heeft u het recht om te allen tijde bezwaar te maken tegen de verwerking van de u betreffende persoonsgegevens ten behoeve van dergelijke reclame. Maakt u bezwaar tegen de verwerking voor directmarketingdoeleinden, dan worden de u betreffende persoonsgegevens niet langer voor deze doeleinden verwerkt.
- maakt u bezwaar tegen de verwerking voor directmarketingdoeleinden, dan worden de u betreffende persoonsgegevens niet langer voor deze doeleinden verwerkt.
- verder heeft u het recht een klacht in te dienen bij een toezichthoudende autoriteit (art. 77 GDPR). De voor ons bevoegde toezichthoudende autoriteit is de commissaris voor gegevensbescherming van de deelstaat Nedersaksen (Landesbeauftragte für den Datenschutz Niedersachsen). Deze kunt u bereiken via
Die Landesbeauftragte für den Datenschutz Niedersachsen Barbara Thiel Prinzenstraße 5 30159 Hannover Tel.: +49 (0511) 120 45 00 E-mail: poststelle@lfd.niedersachsen.de
Indien aan de wettelijke voorwaarden is voldaan, kunt u om redenen die voortvloeien uit uw specifieke situatie te allen tijde bezwaar maken tegen de verwerking van u betreffende persoonsgegevens die plaatsvindt op grond van art. 6 lid 1 sub e of f GDPR (art. 21 GDPR).
Als u door middel van een daartoe strekkende verklaring toestemming heeft gegeven voor de verwerking door de verwerkingsverantwoordelijke, kunt u de toestemming te allen tijde voor de toekomst intrekken. De rechtmatigheid van de op basis van de toestemming tot aan de intrekking uitgevoerde gegevensverwerking wordt daardoor niet aangetast.
U bent verplicht uw gegevens te verstrekken in de zin van de bepalingen van de Duitse federale registratiewet (Bundesmeldegesetz, BMG).
- het verkrijgen van een elektronisch registratieformulier onder de voorwaarden van de nieuwe federale registratiewet (§ 29 lid 5 zin 1 BMG) of
- het gereedhouden van een analoog papieren registratieformulier met handgeschreven handtekening van de overnachtende persoon op de dag van aankomst, waarbij de registratiegegevens elektronisch vooraf kunnen worden ingevuld (§ 29 lid 2 BMG). Als u de vereiste gegevens niet verstrekt
Verder hebben wij uw gegevens nodig voor een correcte facturering.
| Veld | Beschrijving | | --- | --- | | Datum aankomst | Datum van aankomst van de overnachtende persoon (JJJJMMDD) | | Datum vertrek | Datum van het verwachte vertrek (JJJJMMDD) | | Achternaam | Volledige huidige achternaam met alle naamsbestanddelen, telkens gescheiden door spaties | | Voornamen | Alle voornamen, telkens gescheiden door spaties | | Geboortedatum | Geboortedatum (JJJJMMDD) | | Nationaliteit | Alle nationaliteiten | | Adres | Bestaande uit: a) staat waarin de woonplaats zich bevindt, b) postcode van de woonplaats, c) naam van de woonplaats, d) indien aanwezig, toevoegingen bij de woonplaats, e) straatnaam, f) huisnummer in cijfers en eventueel aanvullende letters of extra cijfers, g) indien aanwezig, aanvullingen op het adres. | | Aantal familieleden | Aantal meereizende familieleden conform § 29 lid 2 zin 2 van de federale registratiewet | | Aantal medereizigers | Aantal medereizigers bij reisgezelschappen conform § 29 lid 2 zin 3 van de federale registratiewet | | Nationaliteit medereizigers | Alle nationaliteiten van de medereizigers van de reisgezelschappen | | Accommodatie | Bestaande uit naam en adres van de accommodatie of instelling die de gegevens opslaat |