Información sobre protección de datos para nuestros interesados y huéspedes del hotel
Nos alegramos de su interés por nuestra empresa, nuestros productos y nuestros servicios. Como responsables del tratamiento conforme a la normativa de protección de datos, queremos que se sienta seguro en su trato con nosotros y con nuestros empleados en lo que respecta a la protección de sus datos personales. Nos tomamos muy en serio la protección de sus datos personales. El cumplimiento de las disposiciones alemanas y europeas en materia de protección de datos es para nosotros algo natural. Por ello, la protección de sus datos personales tiene para nosotros la máxima prioridad. Con la siguiente información queremos explicarle en detalle cómo tratamos sus datos personales:
Nombre y datos de contacto del responsable del tratamiento
Datos de contacto del delegado de protección de datos
Autoridad de control
El responsable del tratamiento de sus datos personales en el marco del presente contacto es
Sonnenhotels GmbH Nordhäuser Str. 1 38667 Bad Harzburg Tel.: +49 (0) 53 21/ 68 55 40 Fax: +49 (0) 53 21 / 68 55 471 Correo electrónico: info@sonnenhotels.de
El delegado de protección de datos designado es DataCo GmbH Sandstr. 33 80335 München Tel.: +49 (0) 89 7400 458 40 Correo electrónico: datenschutz@dataguard.de www.dataguard.de
a. Sus datos personales que tratamos
Con distintos motivos (preparación, desarrollo y finalización de una estancia en el hotel) recopilamos datos sobre su persona y/o sus acompañantes, tales como:
- Datos de contacto (como apellidos, nombre, dirección, número de teléfono, dirección de correo electrónico)
- Fechas de llegada y salida
- Información sobre los niños que viajan con usted (como nombre, fecha de nacimiento, edad)
- Número de cliente en el caso de clientes existentes
- En su caso, matrícula del vehículo si utiliza el aparcamiento
- Preferencias e intereses personales para la estancia actual y futuras (p. ej., habitación de fumadores o no fumadores, tipo de suelo preferido, ropa de cama preferida, periódicos/revistas, deporte, intereses culturales, comidas y bebidas, etc.)
- Consultas/preguntas/comentarios después o durante una estancia en uno de nuestros hoteles
b. Fines del tratamiento de datos
En el marco de la preparación, el desarrollo y la finalización de una estancia en el hotel, sus datos personales se tratan con los siguientes fines:
- Para tramitar su solicitud como interesado. Con este fin utilizamos sus datos de contacto para poder responder a su consulta.
- Para preparar y ejecutar medidas precontractuales; esto incluye, p. ej., la elaboración y el envío de una oferta individual o de un acuerdo individual, así como la transmisión de confirmaciones de reserva con el objetivo de celebrar el contrato.
- Para incluir sus datos de contacto en nuestra base de datos de clientes.
- Para cumplir nuestras obligaciones contractuales de alojamiento con usted. Con este fin transmitimos sus datos personales, entre otros, a autoridades y encargados del tratamiento, a fin de garantizarle una estancia sin contratiempos.
- Para informarle de forma óptima sobre nuestros productos y servicios. Esto incluye también el envío de publicidad (directa) por correo electrónico o postal.
- Para garantizar una facturación fluida de los servicios prestados. Con este fin se tratan sus datos personales para poder emitir facturas. Además, transmitimos sus datos personales a nuestros proveedores de servicios externos (los encargados del tratamiento indicados más abajo).
- Para cumplir nuestras obligaciones legales. Esto incluye, p. ej., la transmisión de sus datos personales a la agencia tributaria.
- Para atenderle de forma óptima como cliente. Esto incluye en particular la comunicación con usted por correo electrónico, teléfono móvil, teléfono fijo o fax.
- Para el envío del boletín (newsletter), siempre que se haya suscrito a él
- Para el cumplimiento de medidas poscontractuales.
- Para la formulación, el ejercicio o la defensa de reclamaciones legales.
- Para cumplir la ley de registro de huéspedes (Meldegesetz) y el reglamento de establecimientos de alojamiento (Beherbergungsstättenverordnung), los datos se almacenan y se transmiten a las ciudades/municipios correspondientes. En caso de inspecciones oficiales, estos datos deben entregarse.
c. Bases jurídicas del tratamiento de datos
Tratamos los datos en el marco de la preparación, el desarrollo y la finalización de una estancia en el hotel sobre la base del art. 6, apdo. 1, frase 1, letras a) a f) del RGPD.
Tratamiento de sus datos personales sobre la base del consentimiento
En la medida en que recabemos su consentimiento para el tratamiento de sus datos personales, dicho tratamiento se basa en el art. 6, apdo. 1, frase 1, letra a) del RGPD, en relación con los arts. 5 y 7 del RGPD.
Tratamiento para la ejecución del contrato celebrado con usted
En la medida en que tratemos sus datos personales para la ejecución del contrato, la base jurídica es el art. 6, apdo. 1, frase 1, letra b) del RGPD. Esto también se aplica a las operaciones de tratamiento necesarias para la ejecución de medidas pre- y poscontractuales.
Tratamiento para el cumplimiento de una obligación legal
En la medida en que el tratamiento de sus datos personales sea necesario para el cumplimiento de una obligación legal a la que esté sujeta nuestra empresa, la base jurídica es el art. 6, apdo. 1, frase 1, letra c) del RGPD. Nuestra obligación legal de tratar datos se deriva, p. ej., de obligaciones de conservación (de derecho fiscal y/o mercantil).
Tratamiento sobre la base del interés legítimo
El art. 6, apdo. 1, frase 1, letra f) del RGPD puede constituir la base jurídica para fines de publicidad directa cuando existan intereses legítimos por nuestra parte, siempre que no prevalezcan los intereses o los derechos y libertades fundamentales del interesado que requieran la protección de los datos personales. Los intereses legítimos que perseguimos a este respecto, además de los fines enumerados en la letra b., incluyen:
- Poder informarle de forma óptima, mediante marketing directo, sobre nuestros productos, ofertas y servicios;
- La comunicación con usted, en particular para poder responder a sus consultas por correo electrónico, teléfono y/o fax;
La base jurídica de las actividades de tratamiento relacionadas con la formulación, el ejercicio o la defensa de reclamaciones legales es asimismo nuestro interés legítimo conforme al art. 6, apdo. 1, frase 1, letra f) del RGPD.
d. Fuente de la que proceden sus datos personales
Sus datos personales que tratamos:
- Apellidos
- Nombre
- Dirección de correo electrónico
- Datos de dirección
- Teléfono
- Número de móvil
y que no hemos recabado directamente de usted proceden de las siguientes fuentes:
- Operadores turísticos
- Empresas de autobuses
- Agencias de viajes (en línea y de otro tipo)
- Plataformas de reserva
- Organizadores de viajes de lectura
En el marco del tratamiento de sus datos personales, es posible que transmitamos los datos personales que le conciernen a los siguientes destinatarios. Solo transmitimos sus datos personales a destinatarios externos si usted ha dado su consentimiento o si la ley lo permite. Los destinatarios externos de sus datos personales son, en particular:
- Terceros
- Autoridades, p. ej., agencias tributarias, tribunales, inspección de comercio e industria
- Socios de facturación
- Empresas de cobro de deudas
- Entidades de crédito
- Empresas de paquetería
- Servicios postales
- Asesores fiscales
- Encargados del tratamiento:
| Encargado del tratamiento | Dirección | País | Finalidad | | --- | --- | --- | --- | | Apaleo GmbH | Sandstr. 33, 80335 München | Alemania | Sistema de gestión hotelera (PMS) para la administración de datos de clientes y reservas de hotel, así como de facturas de clientes y de empresas. | | CODE2ORDER GmbH | Eichwiesenring 4F 70567 Stuttgart | Alemania | straiv by Code2Order ofrece un check-in y check-out digital que incluye el parte de entrada, una carpeta de bienvenida digital, mensajería con los huéspedes y el envío automatizado de correos electrónicos, p. ej., confirmaciones de reserva. | | Vioma GmbH | Industriestr. 27, 77656 Offenburg | Alemania | Sistema de reservas en línea (IBE) para reservar hotel fácilmente a través del sitio web de los Sonnenhotels | | ReGuest GmbH | Kuperionstr. 34, 39012 Meran | Italia | Herramienta de ofertas para clientes. Para la elaboración sencilla de ofertas de viaje para los interesados. | | DATEV eG | 90429 Nürnberg, Paumgartnerstr. 6 – 14 | Alemania | Tratamiento de información financiera y de facturación | | Microsoft Corporation | | Alemania | Recepción, almacenamiento y redacción de correos electrónicos, creación y almacenamiento de documentos. Inicios de sesión de PC en servidores en la nube | | HBCS GmbH | Juliusstr. 11, 38118 Braunschweig | Alemania | Proveedor externo de servicios informáticos | | MAIC Hotel Solution | Gospodarska 15, Vukovar HR-32000 | Croacia | Conserje digital con carpeta de bienvenida digital |
En el caso de los encargados del tratamiento y proveedores de servicios fuera de la UE/del EEE, sus datos personales antes mencionados solo se tratan en la medida en que ello sea objeto de nuestro contrato de encargo de tratamiento celebrado con dichos destinatarios conforme al art. 28 del RGPD.
Sus datos personales no se transfieren a terceros países fuera de la Unión Europea o del Espacio Económico Europeo, ni está previsto hacerlo.
- Microsoft (M365) y Google Tag Manager
En principio, los datos personales recopilados y generados durante la prestación de los productos y servicios correspondientes se almacenan en nuestros servidores dentro de la Unión Europea. Dado que los proveedores de nuestras soluciones de software ofrecen sus productos y/o servicios sobre la base de los recursos y servidores disponibles en todo el mundo, sus datos personales pueden transferirse a otras jurisdicciones fuera de la Unión Europea y del Espacio Económico Europeo o consultarse desde una jurisdicción de ese tipo fuera de la Unión Europea. En particular, se transfieren datos personales al tercer país EE. UU. en el sentido del art. 15, apdo. 2 del RGPD. Para garantizar el mantenimiento del nivel de protección necesario en la transferencia de datos a un tercer país, se acuerdan medidas contractuales a tal efecto. El proveedor de software tiene su domicilio social en los Estados Unidos de América, país que no ha sido reconocido como proveedor de un nivel adecuado de protección de datos. Para asegurar garantías adecuadas para la protección de la transferencia y el tratamiento de datos personales fuera de la UE, la transferencia de datos a nuestros proveedores de servicios y el tratamiento por parte de estos se realizan sobre la base de garantías adecuadas conforme a los arts. 46 y ss. del RGPD, en particular mediante la celebración de las denominadas cláusulas tipo de protección de datos conforme al art. 46, apdo. 2, letra c) del RGPD.
No almacenamos sus datos personales más tiempo del necesario para el fin para el que fueron recopilados. Esto significa que los datos se destruyen o se eliminan de nuestros sistemas en cuanto dejan de ser necesarios. Adoptamos medidas adecuadas para garantizar que sus datos personales solo se traten en las siguientes condiciones:
- Durante el tiempo en que los datos se utilicen para prestarle un servicio
- Según lo exijan la legislación aplicable, el contrato o nuestras obligaciones legales
- Solo durante el tiempo necesario para el fin para el que se recopilaron los datos, o más tiempo si así lo exigen el contrato o la legislación aplicable, aplicando medidas de protección adecuadas.
Puede existir tal necesidad, en particular, cuando los datos sigan siendo necesarios para cumplir prestaciones contractuales o para examinar y conceder o rechazar reclamaciones de saneamiento y, en su caso, de garantía. Si los datos ya no son necesarios para el cumplimiento de obligaciones contractuales o legales, se eliminan periódicamente, salvo que su conservación, limitada en el tiempo, siga siendo necesaria, en particular para cumplir los plazos legales de conservación de hasta diez años (derivados, entre otros, del Código de Comercio alemán (Handelsgesetzbuch), del Código Tributario alemán (Abgabenordnung) y de la Ley alemana de prevención del blanqueo de capitales (Geldwäschegesetz)). En caso de obligaciones legales de conservación, la eliminación solo es posible una vez expirado el plazo de conservación correspondiente.
En virtud del Reglamento General de Protección de Datos, le asisten los siguientes derechos:
- Si se tratan sus datos personales, tiene derecho a obtener del responsable del tratamiento información sobre los datos almacenados relativos a su persona (art. 15 del RGPD).
- Si se tratan datos personales inexactos, le asiste el derecho de rectificación (art. 16 del RGPD).
- Si se cumplen los requisitos legales, puede solicitar la supresión o la limitación del tratamiento (arts. 17 y 18 del RGPD).
- Si ha dado su consentimiento al tratamiento de datos o existe un contrato de tratamiento de datos y el tratamiento se realiza mediante procedimientos automatizados, le asiste, en su caso, el derecho a la portabilidad de los datos (art. 20 del RGPD).
- Si los datos personales que le conciernen se tratan con fines de publicidad directa, tiene derecho a oponerse en cualquier momento al tratamiento de los datos personales que le conciernen con fines de dicha publicidad. Si se opone al tratamiento con fines de publicidad directa, los datos personales que le conciernen dejarán de tratarse con dichos fines.
- Si se opone al tratamiento con fines de publicidad directa, los datos personales que le conciernen dejarán de tratarse con dichos fines.
- Asimismo, tiene derecho a presentar una reclamación ante una autoridad de control (art. 77 del RGPD). La autoridad de control competente para nosotros es la Comisionada de Protección de Datos del estado federado de Baja Sajonia (Landesbeauftragte für den Datenschutz Niedersachsen). Puede contactar con ella en
Die Landesbeauftragte für den Datenschutz Niedersachsen Barbara Thiel Prinzenstraße 5 30159 Hannover Tel.: +49 (0511) 120 45 00 Correo electrónico: poststelle@lfd.niedersachsen.de
Si se cumplen los requisitos legales, puede oponerse en cualquier momento, por motivos derivados de su situación particular, al tratamiento de los datos personales que le conciernen efectuado sobre la base del art. 6, apdo. 1, letras e) o f) del RGPD (art. 21 del RGPD).
Si ha consentido el tratamiento por parte del responsable mediante la correspondiente declaración, puede revocar su consentimiento en cualquier momento con efectos para el futuro. La licitud del tratamiento de datos realizado sobre la base del consentimiento hasta la revocación no se verá afectada por ello.
Está obligado a facilitar sus datos conforme a las disposiciones de la Ley Federal alemana de Empadronamiento (Bundesmeldegesetz, BMG).
- La obtención de un parte de entrada electrónico en las condiciones de la nueva Ley Federal de Empadronamiento (§ 29, apdo. 5, frase 1 BMG) o
- la puesta a disposición de un parte de entrada analógico en papel con la firma manuscrita de la persona alojada el día de la llegada, pudiendo cumplimentarse previamente los datos de registro por vía electrónica (§ 29, apdo. 2 BMG), si no facilita los datos requeridos
Asimismo, necesitamos sus datos para una correcta emisión de las facturas.
| Campo | Descripción | | --- | --- | | Fecha de llegada | Fecha de llegada de la persona alojada (AAAAMMDD) | | Fecha de salida | Fecha de salida prevista (AAAAMMDD) | | Apellidos | Apellidos actuales completos con todos sus componentes, separados por espacios | | Nombres | Todos los nombres, separados por espacios | | Fecha de nacimiento | Fecha de nacimiento (AAAAMMDD) | | Nacionalidad | Todas las nacionalidades | | Dirección | Compuesta por: a) país en el que se encuentra el lugar de residencia, b) código postal del lugar de residencia, c) denominación del lugar de residencia, d) en su caso, complementos del lugar de residencia, e) nombre de la calle, f) número de la casa en cifras y, en su caso, letras o cifras adicionales, g) en su caso, complementos de la dirección. | | Número de familiares | Número de familiares acompañantes conforme al § 29, apdo. 2, frase 2 de la Ley Federal de Empadronamiento | | Número de acompañantes | Número de acompañantes en grupos de viaje conforme al § 29, apdo. 2, frase 3 de la Ley Federal de Empadronamiento | | Nacionalidad de los acompañantes | Todas las nacionalidades de los acompañantes de los grupos de viaje | | Establecimiento de alojamiento | Compuesto por el nombre y la dirección del establecimiento de alojamiento o de la entidad que almacena los datos |